商務信函是在商務活動中用於溝通信息、聯繫業務、洽談交易、磋商問題的函件。它主要用於商貿活動的磋商，內容比較單一，通常涉及請求開展業務、報價、訂貨、推銷產品、匯款、信用證事宜、修改事項、發貨或到貨通知等。商務信函不僅用於交易磋商，還包括諮詢、報價、訂購、催收欠款、索賠、投訴等各類函件。此外，商務信函還具有憑證性特點，即貿易雙方來往的商務信函可作爲訂立合同、協議的憑證，在發生爭執或糾紛時，也可作爲解決矛盾和糾紛的重要憑證。
商務信函可以分爲不同類型，包括貿易性商務信函、社交性商務信函和公司內部商務信函。貿易性商務信函直接關聯貿易活動，而社交性商務信函則涉及與貿易伙伴或準貿易伙伴之間的普通社交往來。公司內部商務信函則包括條據類和人事類信函。
在寫作商務信函時，應遵守英語或漢語的語言習慣，保持信函的語言簡潔、意思清晰，以便於信函雙方的理解和溝通。