公文格式的作用非常廣泛和重要，以下是其主要的幾個方面：
發揮公文的效用。公文格式規定了公文的組成、用紙和裝訂要求，這些細節確保了公文在傳遞過程中的準確性和清晰度，便於讀者理解和使用。
提高處理效率。格式化的公文更易於處理、管理和歸檔，標準化和規範化的格式可以提高辦公效率，特別是在處理大量公文時。
體現公文的權威性和嚴肅性。格式化的公文反映了機構的正式性和專業性，例如，公文的版面設計、發文機關的標識和使用、以及簽發人的標識等，都體現了公文的權威性和嚴肅性。
保證公文的法律效力。格式化的公文在法律上有更高的認可度，因為它們遵循了標準的製作和審批流程。
適應現代化管理需求。在信息化和自動化日益普及的今天，公文格式的標準化促進了電子公文的使用和推廣，提高了辦公自動化水平。
總之，公文格式不僅是公文正式和權威的象徵，也是提高工作效率和保證信息準確傳遞的關鍵。