前臺接待員的職責主要包括:
接待來訪客戶:負責迎接來訪客人,判斷客人意向,並協助辦理相關手續。
電話接聽與轉接:接聽來電,準確轉接電話,並在必要時記錄留言並及時轉達。
來訪登記:對來訪人員進行登記,確保公司或場所的安全。
提供查詢服務:爲客人提供查詢服務,但需注意保密,不得隨意透露客人資料。
處理客戶諮詢與投訴:接受客戶諮詢,及時處理客戶投訴,並做好跟蹤及回訪。
辦公用品管理:協助負責辦公用品的管理,包括採購、領用、盤點等。
環境維護:保持前臺區域整潔衛生,維護公司或場所的良好形象。
其他行政事務:協助完成公司行政事務工作及部門內部日常事務工作,包括但不限於會議組織、活動籌備、固定資產管理等。
特殊情況彙報:對異常特殊事情必須向上級彙報。
完成上級交辦的其他工作:根據需要完成上司委派的其他任何工作。
此外,前臺接待員還應具備良好的職業形象和氣質,懂得基本的接待禮儀,普通話標準流利,具備較強的保密意識,以及良好的溝通、協調和組織能力。同時,熟練使用辦公自動化設備及辦公軟件也是必要的技能。