催稿時,需要注意以下幾點:
保持冷靜和禮貌。在與對方溝通時保持冷靜和禮貌,避免情緒化的言行。
明確稿件的緊迫性。如果稿件有急用,應向對方說明情況,以增加對方的緊迫感。
通知可能的後果。如果稿件未能及時完成,可能會對整體進度產生影響,應讓對方了解這些後果。
提供具體的支持。比如,如果是因為用戶反饋需要最佳化課程,可以提供用戶調研結果作為參考。
定期跟進。設定定期跟進的機制,如每周的進度說明會,或者按照項目進度來催稿。
適當使用技術手段。例如,通過傳送提醒郵件或使用項目管理工具來跟蹤稿件的進度。
設定明確的截止日期和後果。如果可能,設定明確的交稿時間和未能按時交付的後果,例如延遲的懲罰措施。
保持個人關係。通過社交活動如共進晚餐或喝咖啡來改善關係,這有助於在催稿時保持溝通的流暢性。
催稿信的撰寫。催稿信應簡明扼要,包含自我介紹、稿件信息、催稿原因及結束語。
記住,催稿時應考慮到對方的立場和時間壓力,保持專業和尊重。