接洽函的格式通常包括以下幾個部分：
標題。標題通常包含發文機關、事由、文種等信息，例如《關於......(事由）的函》。
正文。正文分為三個主要部分，包括：
簡要介紹背景情況。
明確洽談、詢問、答覆的事項和問題。
表達希望和要求，例如「務希研究承復」「敬請大力支持為盼」。
開頭。正文的開頭應簡明扼要地說明發函的原因，便於對方了解發函的原委。
主體部分。這是函電最重要的部分，闡述發函的目的和要求，目的是清楚明確地表達己方的意圖、要求和條件。
結尾。結尾通常用禮貌性語言向對方提出希望，或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見等。
附屬檔案。如果隨函電發出契約、協定、報價單等，應作為附屬檔案處理，並清楚地寫明附屬檔案的名稱、號碼、件數。
發文單位、日期、蓋章。在函電末尾寫上發文單位名稱和發函年、月、日，並在日期上面加蓋發文單位的印章，以表示對發函的嚴肅負責。
這些要素共同構成了一份標準的接洽函格式。