在填寫日本住所時，應遵循以下格式和規則：
郵票：貼在信封的左上角。如果是多張郵票，應豎着貼。
郵編：寫在信封的右上角。如果信封上有郵編框，則填寫在框內；如果沒有，則寫在右上方，並保持右邊有一格左右的空白距離。
住所：從郵編下方空出兩格開始寫地址。如果需要換行，新行應比前一行低一格。住所最好與郵編右側對齊。
數字表示：在地址中，“丁目、番地、號”可以省略，直接使用“|”表示。數字使用漢字數字，但“十”用“〇”表示（例如一、二、三、四、五、六、七、八、九、〇）。
建築名：建築名或公寓名不可省略，應儘可能詳細。
收信人名字：從地址的第二個字高度開始寫名字。名字應寫在信封中央，字體比地址大。收信人的名字後隔一格距離加上“様”（通常情況下）。
特殊情況：
如果收信人是學校的一箇部門而非個人，不應使用“様”，而應寫“御中”。
有些大學要求使用紅色筆跡在信封上寫“XXXXX在中”，以表明信件的內容。
以上規則適用於大多數標準信封。對於和式信封和洋式信封，填寫方式略有不同，但基本原則相同。確保寄信人信息完整，尤其是在使用和式信封時，可能需要註明封口方式（如寫「〆」、「封」、「緘(かん)」等），以及封口日期，以增加禮貌性。