檔案的作用非常廣泛，具體如下：
在企業管理中，檔案提供了標準化的管理和操作程式，使工作有章可循，管理由人治向法治過渡。
對於作業系統，檔案是存儲和管理信息（如文本文檔、圖片、程式等）的基本單位，它支持應用程式的輸入/輸出操作，並允許用戶訪問、修改和保存檔案。
從數據管理的角度看，檔案的主要作用是長期保存數據，便於將來使用，檔案系統提供了與二級存儲相關的資源的抽象，讓用戶能在不了解檔案的各種屬性、存儲介質的特徵以及檔案在存儲介質上的具體位置等情況下，方便快捷地使用檔案。
此外，在更廣泛的套用中，如政務管理中，檔案的作用是管理政務的工具和手段，它不僅用於信息的存儲和檢索，還涉及檔案的共享、保密和保護等問題。在意識形態塑造和政治參與渠道提供方面，檔案也發揮著重要作用。