英文正式信件的格式通常包括以下幾個部分：
信頭（Heading）：位於信紙的右上角，包括髮信人的地址和日期。地址的書寫順序為：公司名稱、門牌號、棟數、區號、路名、市名、省名、郵編、國家。在地址下方寫上日期，日期順序為：月、日、年，或者：日、月、年。
信內地址（Inside Address）：在信頭日期下方的信紙左側，重複書寫收信人的姓名和地址。
稱呼（Salutation）：在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，可以是Dear Sir、Madam、Miss、Mr. 等，後面一般用逗號（英國式），也可以用冒號（美國式）。
信的正文（Body of the Letter）：從稱呼的下一行第一段頂邊寫起，每段第一個詞稍微向右縮進些，每段第二行從左面頂格寫起。正文有縮進式和齊頭式兩種，商務信件大都採用齊頭式的寫法。
結束語（Complimentary Close）：在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開始，第一個詞開頭要大寫，句末用逗號。不同的對象，結束語的寫法也不同，如：Yours truly, Truly yours, Yours sincerely 等。
簽名（Signature）：寫在結束語的下面，稍偏右。
需要注意的是，英文信封的寫法與漢語不同，一般把收信人的地址寫在信封的中央或偏右下角，發信人的姓名和地址寫在信封的左上角，也可以寫在信的背面。