復函的格式通常包括以下幾個部分：
標題。包括發文機關、事由和文種類別（復函）。標題是不可或缺的，它有助於收文單位了解函的來源和內容。
收文單位。這是指來函方，通常是不相隸屬的機關或組織。在復函中明確指出收文單位，有助於保持溝通的針對性。
正文。正文是復函的核心部分，通常包括開頭、主體和結尾。開頭要說明來函已收到，並簡要引用或總結來函的內容；主體部分應針對來函提出的問題或請求給出明確的答覆或解釋，要求使用簡潔得體的語言，使對方能快速理解；結尾部分常用「此復」「特此函復」等慣用語，表示函件的結束。
落款。包括髮文機關和成文日期，通常以發文機關的全稱或規範化簡稱為落款，日期則使用漢字寫明年、月、日，並加蓋公章。
例如，如果某公司收到一個應聘者的來函，公司復函的格式可能如下：首先是對來函收到的確認，然後是對應聘者條件的評估和決定，最後是對應聘者的歡迎和對下一步行動的建議。