PDF（Portable Document Format）是一種廣泛使用的檔案格式，具有以下多種作用：
檔案共享和交換。PDF格式可以在不同的作業系統和設備上保持格式的一致性，便於檔案的共享和交換，特別是在企業和組織之間。
文檔保護和安全。PDF格式支持設定密碼、加密和許可權管理，有助於保護文檔的安全性，特別是在處理敏感或機密信息時。
電子簽名。PDF格式支持電子簽名功能，便於在電子文檔上進行簽名和認證，提高了文檔處理效率。
列印和印刷。PDF格式適合列印和製作印刷品，能保證文檔在不同印表機上的一致性。
歸檔和存儲。PDF格式的穩定性使其成為長期保存文檔的理想選擇。PDF檔案自包含，不依賴於特定的軟體或作業系統。
編輯和批註。雖然PDF檔案通常不易直接編輯，但支持添加注釋、進行批註和填表等操作，為文檔的編輯和審查提供了便利。
多媒體集成。PDF格式支持高壓縮的圖片和矢量圖形，可以包含超連結和其他媒體元素，增強了文檔的豐富性和互動性。
此外，PDF格式還具有檔案頁面布局固定、易於閱讀和導航、支持多語言等特點，適用於電子書、產品手冊、契約和法律檔案等多種套用場景。