撰寫公文時，應遵循以下步驟：
明確發文主旨。首先，要弄清楚發文的主要目的和主題。這包括文件的中心內容，如佈置工作、提出主要問題、主要成績及存在問題、下一步的打算等；確定發文文種，如彙報工作情況、寫專題報告或情況簡報、寫指示或覆函、帶有規定性質的通知等；明確發文的具體要求，如要求對方機關了解、答覆、貫徹執行、參考、徵求意見等。
收集相關材料並調查研究。在明確發文目的和主題後，圍繞這些內容收集材料並進行調查研究。但這並非在每份公文撰寫時都必需，對於簡短的命令、通知或內容簡單的公函，通常不需要進行這一步驟。
起草公文。在收集材料和進行調查研究後，可以開始起草公文。內容應簡潔、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精練，並遵循正確的格式規範。
公文審覈和簽發。在起草公文後，應由發文機關的辦公廳（室）進行審覈，確保內容符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規、完整準確地體現發文機關的意圖、與現行公文相銜接、政策措施和辦法切實可行等。重要公文文稿還需經過發文機關負責人審批簽發，通常由主要負責人簽發。
此外，在撰寫公文時，還應考慮公文涉及的其他地區或部門的事項，確保經過充分協商並達成一致意見。對於涉及多箇部門職責的事項，必須徵求相關部門的意見。公文中的人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等都應準確無誤，文字、數字、計量單位和標點符號的使用也應規範。