告知函的格式通常包括以下幾個部分：
標題。告知函的標題一般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
主送單位。標題之下需頂格寫明主送機關的全稱或規範化簡稱。
正文。正文通常分為開頭、主體、結尾三部分。開頭部分需說明發函的緣由，包括目的、根據、原因等；主體部分是函的核心內容，主要說明致函事項，需要商洽、詢問、答覆的事宜等；結尾部分則提出希望或請求。
結束語。根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語，如「特此函詢（商）」「請及時復函」「特此函告」「特此函復」等。
落款。告知函需在正文的右下方寫上發文單位名稱和發文時間。
在寫作告知函時，應注意語言要規範得體，體現函的用語特色；態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統、猶豫不定；同時，要遵循「一事一函」的原則，保持文字簡練，避免多事羅列。