使用批註的方法主要取決於用戶使用的是哪種應用程式，以下是使用批註的通用步驟：
在Word中添加批註。打開Word文檔並定位到需要添加批註的文本位置。點擊工具列中的「審閱」選項卡，然後在「批註」組中點擊「新建批註」按鈕，文檔右側會出現一個批註框，可在其中輸入批註內容。輸入完畢後，點擊批註框外的任意位置以完成添加。查看批註，可在「審閱」選項卡中勾選「顯示批註」複選框，這樣所有批註就會顯示在文檔中。編輯或刪除批註，雙擊需要編輯的批註框以進入編輯模式，或點擊需要刪除的批註框然後點擊工具列中的「刪除」按鈕。自定義批註樣式，可在「顯示標記」按鈕中選擇「自定義」，然後在彈出的對話框中進行設定。使用批註時，應保持內容清晰明了，禮貌，並及時回應他人的批註和反饋。
在Excel中添加批註。打開Excel檔案並選中需要添加批註的單元格。在選中的單元格上點擊滑鼠右鍵，選擇「插入批註」。在彈出的批註框中輸入注釋或說明。完成後，點擊批註框外的任意位置即可。