撰寫告知函時，應當遵循以下步驟：
開頭：通常包括對收件公司的稱呼和簡短的感謝語，用以建立友好的語氣。
告知原由：在告知函的正文部分，首先要說明發此函的原因。這部分應當簡潔明瞭，直接闡述發函的背景和目的。
告知事項：接着，詳細告知對方有關事項的具體內容，包括需要注意的問題。內容應當具體、清晰，避免使用含糊其辭的語句，以確保對方能夠準確理解。
結尾：在告知函的最後，可以提出具體的期望或要求，如希望對方在一定時間內給予回函。同時，使用禮貌且誠懇的語言，表達合作的意願和對對方的尊重。
落款：包括髮函公司的名稱和日期，以便識別函件的來源和時間。
在撰寫過程中，應注意以下幾點：
語言規範：使用規範得體的語言，避免使用命令性語言，保持語氣平和、禮貌。
條理性：如果告知的內容較多或涉及多箇事項，應分條列出，以便讀者理解和把握重點。
簡潔性：避免無關緊要的信息，直接進入主題，保持內容簡潔明瞭。