契約管理是一個涉及多個環節和方面的過程,主要包括以下幾個方面:
建立契約台賬。記錄契約的詳細信息,如編號、名稱、簽訂日期、截止日期、付款等,以便於系統化和條理化的管理。
契約動態管理制度。包括契約的起草、審核、簽署、執行、變更和解除等環節,確保契約管理的規範性和科學性。
契約評價評審制度。對契約的表現進行評價,對契約的條款、簽訂過程及執行情況進行審查和評估。
契約完成後總結分析制度。在契約履行完畢後,對契約執行情況進行總結和分析,以便改進未來的契約管理。
全員契約管理意識。加強公司員工對契約管理重要性的認識,確保每個人都能理解和參與契約管理過程。
使用契約管理系統信息化。通過電子簽章技術實現快速簽署,以及使用Excel等工具進行契約管理及支付明細的自動匯總查詢。
採用契約模板。對於標準化的契約,如採購契約,使用模板可以提高效率並確保一致性。
明確傳達績效預期。在契約中精確詳細說明供應商或合作夥伴的預期績效。
監控契約執行過程中的風險。並及時採取措施止損。
定期與契約方溝通。確保雙方對契約執行進度和問題進行及時、全面的了解。
契約變更和結算管理。對於契約內容的變更或結算,應嚴格按照契約條款和公司流程進行。
契約歸檔管理。將已經生效的契約歸檔,方便以後查詢和管理。
通過上述方法,可以有效地管理契約,確保契約的順利執行並降低風險。