接待方案及流程通常包括以下幾個主要部分：
接待前的準備。這包括了解來客的基本信息（如單位、姓名、身份、性別、民族等），來客的目的和要求，以及來客抵達的具體時間和所乘坐的交通工具。根據這些信息，接待人員需要擬訂接待方案，並送交上級審閱。對於重要客人，可能需要制定詳細的接待方案，包括匯報資料、陪同人員、交通工具、費用開支、活動方式和日程安排等方面的具體意見，並報請有關領導批準。
客人到達後的服務。包括提前到達指定地點迎接客人，安排食宿，商議活動日程，以及在需要時陪餐或宴請客人。接待人員還需組織好客人的各項活動，如聽取匯報、參觀遊覽等，並確保這些活動得到妥善安排。
客人離去的收尾工作。這包括為客人訂購車票，協助客人結算費用，安排送客車輛，並確保客人安全離開。此外，接待工作結束後應做好記錄，以備後續參考。