文號，也稱爲發文字號，是發文機關在某一年度內所發各種不同文件總數的順序編號。文號的編制遵循以下規則：
基本結構：文號由發文機關代字、年份代碼和發文順序號三部分組成。
年份代碼：年份代碼用阿拉伯數字標識，置於六角括號“〔〕”中。
發文順序號：發文順序號也用阿拉伯數字標識，不編虛位（即1不編爲001）。
機關代字：機關代字由發文機關自行擬定，一般應固定使用，避免頻繁更改。機關代字可以是發文機關的名稱代字，也可以是發文機關主辦文件的部門或歸口方向的代字。
聯合行文：在聯合行文的情況下，一般以主辦機關爲主體依據編制發文字號。
排版位置：發文字號一般標註在文頭之下、橫線上方居中。
例如，如果某個機關的代字是“國辦”，年份是2024年，發文的順序號是第2號，那麼該文件的文號就是“國辦發〔2024〕2號”。
在填寫文號時，應照實抄錄，代字、年度、發文順序號都不能省略。如果沒有文號，此欄目可以空置。需要注意的是，文號中的年度應用六角括號“〔〕”括起來，而不是方括號“”或實心方頭括號“【】”。