檔案管理流程通常涉及以下步驟：
確定目的和範圍。明確檔案管理的目的（如確保檔案的有效版本得到使用）和適用範圍（如質量/環境體系有關的檔案控制）。
職責分配。指定各角色和部門的職責，例如，管理者代表負責審核質量環境管理手冊及質量環境程式檔案，行政專員負責編制公司管理制度，體系維護專員負責組織編制質量環境管理手冊、程式檔案等。
檔案分類。將檔案分為不同的類別，如質量環境管理手冊、質量環境程式檔案、作業指導書、技術檔案等。
檔案的編制與批準。確保檔案按其使用範圍和性質由相應的管理者審批後生效，並就檔案的充分性和適宜性進行評價。
檔案編號。按照既定的《檔案編號規定》對檔案進行編號。
檔案的發放和領用。包括檔案的存儲、維護、更新和分發，確保所有相關方都能及時獲得最新版本的文檔。
檔案編碼和整理。對公司下發的檔案進行統一編碼，各部門按照樣本對各自部門的檔案進行整理。
檔案歸檔和發行。所有相關資料需送至檔案室進行歸檔，檔案室應及時進行更新、回收、發放等工作。
印章管理。確保存檔、發行、作廢的檔案資料有相應的印章標識。
檔案查閱和借閱管理。規定檔案查閱和借閱的流程和要求。
定期清理。當檔案過期或失去保留價值時，進行邏輯或物理刪除，釋放存儲空間。
通過這一流程，可以有效地控制公司內部檔案的編制、審批、發放、使用和歸檔，確保檔案的有效性和適用性。