致函的格式通常包括以下幾個部分：
標題：函的標題一般由發文機關、事由和文種三部分組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯繫函還是請批函,均可寫成「函」,但也有寫「公函」字樣的。屬答覆性質的函,文種均須標明「復函」。
主送機關：頂格寫機關全稱或規範化簡稱,後標冒號。復函的主送機關即來函單位。
正文：
開頭：發函的開頭應簡述發函的緣由或目的；復函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等。
主體：發函要寫清商洽、詢問、告知、請求的主要事項；復函則要針對來函內容,做出具體的、明確的答覆。不論去函還是復函主體的內容都要求明確、集中、單一,做到一函一事。
結尾：發函一般用「專此函告」,「敬請函復」等作結；復函多用「此復」、「特此函復」等為結尾。
落款：署名發文機關名稱寫明成文時間年月日,並加蓋公章。
在寫作時，還需要注意公文的大標題均設定為2號小標宋簡體，文號中,發文機關和文種一般不超過5字，文號下空2行,居中寫正文標題。