英文信函的格式通常包括以下幾個部分：
信頭。包括髮件人的地址和日期。地址應按照從小到大的順序排列，包括街道、城市、省份和郵政編碼。日期通常寫在信頭右下方，格式為「月/日/年」。
收件人地址。包括收件人的姓名、職務和地址。這部分通常寫在信頭下面，格式與信頭相同。
稱呼。在信的開頭，使用適當的稱呼稱呼收信人，例如「Dear Mr./Ms./Mrs./Dr. Last Name」。
正文。這是信的主體部分，用於傳達寫信人的意圖。正文應直接、簡潔地表達意思，避免使用冗長的句子和複雜的語法結構。
結尾。在正文結束時，使用適當的結束語，如「Sincerely」、「Best regards」、「Yours faithfully」或「Yours sincerely」等。
簽名。在信的結尾下方，留出足夠的空間放置寫信人的簽名，並可以註明姓名、職務等信息。
此外，如果是給不熟悉的人寫郵件，可以使用「Dear Sir/Madam」、「To whom it may concern」等更正式的稱呼。如果是給熟悉的人寫郵件，可以使用「Hi/Hello」，「Hi xxx」，「Dear xxx」等更隨意的稱呼。郵件的標題應位於正文上方，首字母大寫。正文部分應分段書寫，每段表達一個清晰的主題或信息點。