行政文秘的工作職責主要包括:
檔案處理:負責檔案的起草、整理和歸檔,包括撰寫、修改、列印、複印、傳真等工作,以及檔案的分類、整理和歸檔。
接待工作:接待來訪客人,接聽電話,轉接電話,記錄留言,以及對來訪客人進行登記、引導、安排等工作。
會議組織:會議室的預定,會議材料的準備,會議記錄的撰寫,會議紀要的整理和歸檔。
行政支持:協助管理人員完成其他日常行政工作,如行程安排、車輛調度、辦公用品採購、快遞收發等。
信息管理:處理和管理檔案,協調會議安排,維護信息流動,處理電子郵件、傳真和電話等日常溝通工具,維護聯繫人列表,更新內部通訊錄,確保信息保密性和安全性。
辦公用品管理:負責辦公用品的發放、使用登記和離職時的繳回,以及辦公用品倉庫的保管,每月清點,年終盤存統計。
設備和環境維護:管理辦公設備如計算機、傳真機、複印機等,負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督,保證舒適良好的工作氛圍。
安全檢查:負責下班時對整個辦公區的巡視,查看門窗、水機電源、電腦電源等關閉情況並做記錄。
其他任務:完成行政部經理臨時交辦的其他任務,無論大小事宜都全力以赴。
綜上所述,行政文秘的工作涉及檔案的處理、接待工作、會議組織、行政支持、信息管理、辦公用品管理、設備和環境維護、安全檢查以及其他日常行政工作,旨在確保公司日常運營的順暢和高效。