道歉信的格式通常包括以下幾個部分：
稱呼：道歉信的開頭應當包含對接收道歉者的稱呼，如「尊敬的客戶」、「尊敬的老師」等，這取決於道歉信的接收對象。
正文：
道歉：在正文中，應當直接表達歉意，說明是因為什麼原因導致了錯誤或不當行為的發生。
原因分析：解釋造成錯誤或不當行為的原因，如果是由於疏忽或誤解造成的，應當詳細說明。
改正措施：說明為了防止類似情況再次發生，將採取哪些具體的改正措施。
補償：如果可能，提供一種補償方式，以示誠意。
結尾：在結尾處再次表達歉意，並表達希望得到對方的諒解。
簽名：最後應當有傳送者的簽名，以示真誠。
以下是一個道歉信的示例模板：
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尊敬的客戶：
您好！我是X有限公司的高級客服代表小A，首先我代表全體公司人員對為您表示歉意。
您在來信中投訴我們給您寄來的山核桃不是產自臨安的，經過調查，我們發現是因為銷售人員一時疏忽把您和另外一位客戶的訂單給搞錯了，導致產品產地出錯。我們對這位接線員進行了嚴懲，並在一段時間內您會收到她的道歉。由於這是一名實習的客戶代表，請您諒解。同時，感謝您對我們的客戶代表的意見反饋，讓我們以後做得更好。
為了彌補給您帶來的不便，我們在收到您退貨的同時給您寄送正宗的臨安山核桃，並額外贈送您1斤山核桃。如果您覺得合適的話請來電告知我們，我們將第一時間給您最好的服務。最後，再次對您遇到的痲煩表示歉意！
此致
敬禮！
X公司客服代表 小A
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