下行文格式要求主要包括以下幾個方面：
開頭。這部分通常用於說明行文的緣由、背景和依據。如果是去函，可以簡單敘述本地區或本單位的實際需要、疑惑和困難；如果是復函，則可以引用對方來文的標題及發文字號，並簡述來函的主題。
主體。這是函的核心部分，用於寫明需要商洽、詢問、答覆、聯繫、請求批準或答覆審批及告知的事項。如果事項複雜，可以分條列項書寫。
結語。不同類型的函有不同的結語。如果是告知對方事項而不期待回復，可以使用「特此函告」或「特此函達」；如果是要求對方回復，可以使用「盼覆」、「望函復」或「請即復函」等表達。請批函則常用「請批準」、「請大力協助為盼」等習慣用語收束。
格式細節。包括標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、發文機關署名、成文日期和印章等部分。標題通常使用2號小標宋體字，編排於紅色分隔線下空二行位置，正文使用3號仿宋體字，編排於主送機關名稱下一行。如果有附屬檔案，應在正文下空一行左空二字標註「附屬檔案」二字，並附上附屬檔案名稱和順序號。發文機關署名和成文日期通常位於印章之下，印章使用紅色，不得有空白印章。聯合行文時，各發文機關署名應整齊排列，印章端正、居中下壓。
這些要求確保了下行文的格式規範、內容明確，便於閱讀和理解。