使用公司傳真機的基本步驟如下：
打開傳真機的電源開關。
打開傳真機的蓋子或放入傳真的內容，通常將文字圖片頁面朝下放置，按照傳真機的指示進行。
撥打對方的傳真號碼，根據對方傳真機的不同，分爲自動應答和人工應答兩種模式，自動應答不需要對方主動接通，而人工應答需要等待對方接通後才能進行傳真。
撥通傳真號碼後，如果對方是自動接收模式，可以直接按下傳真機上的“傳真按鈕”或“開始按鈕”；如果是人工應答，需要等待對方回應並給予傳真信號，通常在聽到“嘀”的一聲提示後，表示可以開始傳真。
傳真過程開始，等待傳真的內容從傳真出口全部出來，這表明傳真完成。
在傳真過程中，需要注意確認對方的傳真號碼和接收模式（自動或人工），以避免誤傳或延誤。
在使用傳真機時，定期檢查傳真機底部的通風口和傳真出入口是否有雜物，保持正常通風散熱，避免因過熱或堵塞導致傳真機損壞。
完成傳真後，關閉傳真機的蓋子以防灰塵等雜物進入，影響使用壽命。