拒絕面試時，應該遵循以下步驟：
提前通知：儘早通知面試方，以便他們有時間安排其他候選人。通常提前一天或半天通知較爲適宜。
選擇合適的方式：根據對方的喜好和職位，選擇合適的通知方式。電話通常最直接，郵件較正式，短信則較爲簡單快捷。
表達誠懇的歉意：無論通過何種方式通知，都應表達歉意，並說明取消面試的原因。
表達感謝和遺憾：感謝對方給予的機會，並表達遺憾不能參加面試。
說明原因：儘可能地說明原因，如時間衝突或其他工作機會等，以避免不必要的猜測和誤解。
給出建議和保持聯繫：如果可能，推薦其他合適的候選人或提供有關職位的信息。拒絕後可以保持聯繫，以便未來有更適合的職位時能夠再次聯繫對方。
拒絕公式：可以使用“感謝認可+讚美公司+決定拒絕+拒絕原因+表達遺憾+祝福”的話術。
通過這些步驟，可以表現出專業和禮貌，同時尊重公司和招聘方的時間。