寫推薦函時，應遵循以下步驟和注意事項：
格式和附屬檔案要求。推薦函的格式應與一般書信相似，包括稱呼、正文、結尾和落款。推薦函的規格建議使用B5紙或尺寸小於推薦函封面的紙張，並用雷射印表機輸出，保持頁面簡潔、布局合理。推薦函主要應包括自薦信、個人簡歷、本專業介紹、學習成績、各種獎勵、證書、作品等的複印件。
內容概述。推薦函應包括自我介紹（姓名、性別、出生年月、政治面貌、學歷、畢業院校、所學專業、特長愛好、主要優缺點等）、對該單位感興趣的原因、期望能在該單位供職的願望。內容上要補充自述中所沒有的方面，對於重要的成就和優點進行論述時，要從推薦人的角度考慮，避免簡單重複自述信或簡歷中的內容。語言風格上要注意用詞變換，避免語法、拼寫或明顯的用詞錯誤。
客觀評價自己。推薦函應避免讚美過度，表明推薦人對於申請者的動機有一定了解，並能解釋申請者進一步深造的需要。重要素質和能力應有實例支持。推薦不是吹捧，所以推薦函的表述要適度，用平實可信的語言，增加細節性的例證說明。
結構和細節。推薦函包括開頭、正文和結尾三個部分。開頭要簡潔明了地介紹自己和被推薦人的關係；正文具體說明被推薦人的優點和特長，如工作能力、學習能力、性格特點等；結尾表達對被推薦人的信任和推薦意願。注意客觀公正，不誇大其詞或捏造事實，語言得體，不使用過於口語化或隨意的表達方式。