新印章的使用流程通常包括以下幾個步驟:
印章啓用前的準備:新印章啓用前,應由企業行政管理部門下發啓用通知,並註明啓用日期、發放單位和使用範圍等。同時,確立專人保管制度,明確印章由專人保管,並按照職責分工由不同人員分別保管各類印章。
印章保管和使用流程:印章保管人員無權私自用印,需要用章必須提出用章申請,然後依據審批權限逐級審批,經批准後方可使用印章,並做用印登記,最後將資料歸檔。一般情況下禁止印章外帶或在空白介紹信、空白紙張、空白單據等空白文件上蓋印章。如確有需要進行上述操作的,應當經法定代表人特批同意,並可指定其他人員隨同監督。
印章使用臺賬:建立統一的印章使用臺賬,至少應包括印章刻制登記、印章保管登記、日常使用登記、印章外借申請登記、印章管理移交登記、停用印章收回登記等。使用印章首先填寫統一制式的《印章使用申請表》,明確使用人、用途、印章名稱等關鍵信息,再由相應的企業領導逐級審批,獲批准後進行印章使用登記,由印章保管人員就用印內容、用印次數等信息進行審覈,之後才能在相關文件上用印。
印章使用檢查制度:企業領導應建立印章使用檢查制度,定期或不定期對印章使用臺賬進行檢查,發現問題及時採取相應措施。
風險防範意識:強化風險防範意識,重點是對印章管理人員進行法律培訓,規範使用各類印章,通過教育使其充分認識印章管理的重要性。
以上步驟確保了印章使用的規範性和安全性,防止了印章濫用和風險事件的發生。