知照函是一種用於告知或通知不相隸屬機關某一事項或活動的函件，其特點包括單一性和廣泛性。單一性意味著每個知照函只針對一個事項進行通知，而廣泛性則表示這種函件可以在各種情況下廣泛使用。知照函的行文對象是與發文機關沒有隸屬關係但有工作聯繫機關，因此在寫作時需要詳細和具體，以確保行文對象能充分理解知照內容的含義。
知照函的結構要素包括標題、主送對象、正文、結尾、發文機關和成文日期。標題可以是發文機關名稱、事由和文種構成，也可以直接使用「告知函」。主送對象應規範地標註單位名稱或個人姓名。正文部分應簡明扼要地交代行文緣由、依據、目的及與告知事項相關的背景情況，並明確告知具體內容，如事項、活動名稱、時間、地點等。結尾常用專用詞語結束，或表達誠摯期盼、感謝等。