致函模板通常包括以下幾個部分：
標題。標題通常包括髮文機關、事由和文種，例如《關於……（事由）的函》或《關於……（答覆事項）的復函》。
稱呼。稱呼部分應寫明收信單位或個人的全稱或規範化簡稱，例如「尊敬的院領導」或「省教育廳科技與產業處領導」。
正文。正文部分應包括髮函的緣由、主要內容和結束語，發函緣由部分應概括交代發函的目的、根據、原因等，然後用過渡語轉入下文；主體部分是函的核心內容，應簡潔得體地敘述需要告知對方的問題或意見；結束語一般用禮貌性語言向對方提出希望或要求，如「敬請大力支持為盼」或「務希研究承復」。
結尾。結尾部分應使用禮貌性語言，表達對收信人的尊重和期待。
例如，如果需要推薦一位學生到某個部門工作，函件可以包括對該學生的描述、推薦理由、以及對該崗位的簡要介紹。