數字編碼是隻採用數字和有關特殊字符來表示數據和指令的編碼。在計算機和通信系統中，數字編碼是用於表示、存儲和傳輸信息的方法。例如，二進制編碼是計算機最基礎的數字表示方式，由0和1兩個數字組成，在計算機內部，所有的信息(包括文字、圖片、音頻等)都是以二進制的形式存儲和處理的。另外，ASCII碼是較早的字符編碼標準之一，用於表示英文字符，它使用7位或8位二進制數來表示128或256個不同的字符。
數字編碼的優點包括：
歸檔整理方便，特別在電子管理系統中。
數字編碼更容易進行管理，無論誰進行的編碼都是一樣，管理方便，人員無論怎麼換，程序和事務不會亂。
從數字上能得到詳細的對應信息，譬如年月日甚至時分秒、單位、部門、建檔人等等。
熟悉數字編碼後可以很快的定位文件所在。
數字編碼可以防止泄密，不瞭解編碼系統的人很難明白編碼的意義，在浩瀚的數字中就像迷宮一樣找不到所需要的信息。