確認函是主管機關對原先發出的文件資料（如邀請信）進行進一步認可的文件。它通常以電傳的形式發給駐外機構，有時爲了查找方便，還會將電傳文件號通知申辦人員。確認函的作用在於防止僞造和假冒，確保文件的真實性和有效性。此外，確認函在寫作時需要注意用語的分寸，避免阿諛逢迎，並要確保針對性和時效性。
確認函的內容通常包括髮函緣由、事項和希望請求三個部分。發函緣由主要說明發函的根據、目的、原因等；事項是函的主體部分，需要表達有關某項工作展開商洽、有關某一事件提出詢問或作出答覆、有關事項提請批准等主要內容；希望請求是結尾部分，向對方提出希望或請求。