公司印章的保管應當遵循以下措施:
指定專人保管。各類印章應由各崗位的專人依職權需要領取並保管。對於小型企業,法定代表人通常負責保管;而對於大中型企業,應安排行政崗位的人員保管,並可採用分級保管制度。
嚴格控制印章使用。印章的使用必須依照公司規定,未經規定的程序,不得擅自使用。在使用中,保管人需審覈文件和印章使用單的簽署情況,確保使用與所蓋章的文件內容相符。
嚴格保管責任。印章保管人需對印章的安全負責,防止其損毀、遺失和被盜。如發生遺失,必須及時向公司辦公室報告。
建立使用登記制度。應設立印章使用登記簿,由印章保管人專人保管和登記。
限制印章使用範圍。嚴禁將印章帶出企業,嚴禁在空白合同或協議便箋上蓋公章。
監控和審批。印章使用應在指定的固定區域內進行,該區域應有監控設施。使用印章前需報批,審批通過後才能使用。
定期檢查和審計。定期對印章的使用和管理情況進行檢查和審計,確保所有操作符合公司規定。
應急預案。建立印章管理的安全防範和應急預案,一旦印章被盜或丟失,應及時報警處理。