建交函，即建立業務聯繫的函電，通常遵循以下格式：
信頭。包括公司名稱、地址、電話、傳真、郵編和電子郵件等，通常位於信箋的上方或右上方。
信內地址。收信人的名稱和地址，位於信頭的左下方，並在信內地址下方或稱呼右側註明「Attn.」。
稱謂。與信內地址對齊，相距兩行。
正文。根據函電目的撰寫，正文應簡潔、具體、正確，避免冗餘和重複。
結尾謙稱。如「Yours truly」「faithfully」「sincerely」，第一個字母大寫，最後用逗號。
簽署。親筆簽名加列印名字，包括公司名稱、列印簽名、部門名稱或職位。
附屬檔案（Enclosure）。在簽署下面註明，例如「Encls.:a/s」。
附言（Postscript）。用「P.S.」開頭。
函電的開頭部分應介紹得知對方情況的途徑，說明去函的目的。介紹部分則應介紹公司基本情況，如名稱、地址、電話傳真、電郵、網址、聯繫人、公司性質、業務範圍、宗旨、相對優勢等。