文檔的作用非常重要且多樣，無論是在軟體開發還是在日常工作和生活中，其具體作用如下：
在軟體開發中，文檔能夠提高開發效率、保證軟體質量，並在軟體使用過程中發揮指導、幫助和解答疑惑的作用，尤其在軟體維護中，文檔是不可缺少的資料。軟體文檔作為軟體產品的一部分，對軟體的轉讓、變更、修正、擴充和使用都非常重要。此外，文檔還能提高軟體開發過程的能見度，記錄開發過程的相關信息，便於潛在用戶了解軟體的功能和性能。
在更廣泛的套用場景中，文檔作為信息記錄和整理的工具，其支持文本、圖片、表格等多種元素，有助於信息的豐富和詳細記錄。文檔也充當溝通和協作的工具，其共享想法和意見，進行交流和討論，支持修訂和批註功能，促進多人協作。
作為展示和發布工具，文檔如簡歷、報告、手冊等，可通過列印或電子方式分享和發布，提高專業形象。文檔還涉及數據媒體及其上所記錄的數據，具有永久性，可由人或機器閱讀。