將文檔轉換爲PDF格式通常有以下幾個原因：
便於共享傳遞：PDF格式能夠保證文檔的格式和內容在傳輸過程中保持不變，方便他人瀏覽和閱讀，尤其是在不同設備和操作系統之間共享時。
提高文檔安全性：PDF格式比Word或PPT更難修改和編輯，可以通過設置密碼等方式提高文檔的安全性，防止未經授權的篡改或複製，這對於包含重要信息或機密文件的文檔尤爲重要。
長期保存文件：PDF格式的文檔在長期保存過程中不容易出現兼容性問題或信息丟失，適合需要長期保存的文件，如歷史資料、學術論文等。
便於打印歸檔：PDF格式在打印時能夠保持文檔的原始佈局和格式，有利於紙質文檔與電子文檔的一致性，同時也便於文件的歸檔和管理。
通用兼容性：PDF文件格式在各種應用程序中得到了廣泛的支持，幾乎可以在所有現代操作系統和設備上查看，保證了文檔在不同平臺上的通用性和一致性。
安全控制：PDF支持不同級別的安全性設置，如閱讀、打印、修改等權限的分配，可以針對不同的用戶設置不同的訪問權限。
電子簽名：PDF文件可以通過電子簽名保證文件的真實性和不可抵賴性，增強文檔的正式性和可信度。
綜上所述，轉換爲PDF格式的文檔在共享、安全性、長期保存、打印歸檔、兼容性、安全控制和電子簽名等方面都具有明顯的優勢。