製作缺料表的步驟如下：
準備四張表格。包括需求表、供應表、庫存表和缺料零件明細。
製作需求表。可以從系統導出或手工製作。本例中，需求表按月份製作，爲了便於使用公式，使用每個月的同一天作爲截止日期。如果想顯示月份而非具體日期，可以設置單元格格式爲“mmm”顯示英文月份或“m月”顯示中文月份。
製作供應表。供應表中的交貨日期應具體到每天，由於需求表是按每月的第一天截止，爲了便於使用公式，可以在供應表後插入一輔助日期列，將日期改爲每月的第一天。使用公式“=DATE(YEAR(E2),MONTH(E2),1)”來轉換日期，其中“Year()”函數返回年份，“Month()”函數返回月份，“Date()”函數返回年月日。
製作庫存表。直接從系統導出庫存表即可。
製作缺料零件明細。將負責的零件複製到表格中，並添加必要信息，如製造商和製造商料號。
爲每個零件號快速插入兩行空白行。這是爲了創建供應需求平衡表，該表通常包含三列：需求（Demand）、供應（Supply）和缺料（Balance, Shortage）。隔行插入空白行的方法有多種，一種簡單的方法是插入輔助列“序列”，按順序編號，然後按“序列”升序排序，最後刪除輔助列。
創建模板。在表格中添加庫存列和供需列。