船代外勤流程主要包括以下幾個方面：
登輪準備：
了解船舶的預抵計劃，包括工作任務、所需檔案等。
備齊船舶辦理進口手續所需的檔案，如需轉交船長的各類檔案、船員信件、備件等。
如為進口卸貨船舶，需向計劃調度人員詢問本航次的卸貨條款，並索要經有效背書的正本提單。
如為出口裝貨船舶，需確認提單格式、是否由船長提供空白提單、裝貨預配艙圖等。
登輪工作：
根據調度提供的船舶實時動態信息，合理安排時間通知各口岸單位登輪查驗。
外勤業務員首次登輪時，應與船長核實和查詢船舶規範、抵港時間及檢疫通過時間、引水登輪時間等，並在《單船作業卡》上記錄。
協助船長提供所需檔案，如總申報單、貨物申報單、船員名單等。
進港準備工作：
檢查內勤準備的各種單據，如總申報單、貨物申報單等。
落實船抵前應辦好的委託事宜，並清楚船抵後應辦事宜的注意事項。
登輪後的工作：
向船長索取口岸當局所需的有關檔案、證書、貨物單據以及進口申報標準表格。
詢問船帳在本港需要委辦事項，如船舶供應、修理、船長借支等。
協助船長應付聯檢部門的檢查，並整理好各個部門所需的內容，分別向四個部門遞交材料。
在卸貨過程中，每天上船向船方索取卸貨數量，了解船方要求，並作出安排。
將卸貨數據報告給調度，並預定引水。
以上流程涉及到的部門包括計劃調度、內勤、船長、聯檢部門等，需要各部門的密切配合和協調。