書信格式通常包括以下幾個部分：
稱呼。位於信紙的第一行，頂格寫，後面加上冒號「：」，以表示尊敬。稱呼應遵循長幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼，如「尊敬的某某某」「親愛的某某某」或「敬愛的某某某」等。
問候語。位於稱呼的下一行，空兩格寫，可以是簡單的「您好」或「你好」，具體取決於收信人與寫信人的關係。
正文。正文從問候語下一行開始，空兩格寫，正文要寫清楚事情，表達真情實感，如果內容較多，可分段來寫。
結尾。位於正文下方，另起一行空兩格寫，常用的結束語包括「此致」「祝你」等，然後另起一行頂格寫祝福的話，如「敬禮」「健康」等。
署名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側，日期寫在署名下方。
此外，信封格式包括左上角的收信人郵編、第一行的收信人地址、第二行的收信人姓名、第三行的寄信人地址，以及右下角的寄信人郵編。