正式英文信件的格式通常包括以下幾個部分：
信頭。信頭位於信紙的右上角，包括寄信人的地址和日期。地址的書寫順序通常是公司名稱、門牌號、樓層、區名、號碼、路線、城市、省份、郵編、國家。電話號碼、電子信箱和傳真號碼也可以包含在內。日期書寫時，月份不應使用數字表示，以區分英式和美式書寫習慣。
信內地址。信內地址是指收信人的姓名及地址，通常位於信頭下方的信紙左側。
稱謂。稱謂是對收信人的稱呼，一般使用「Sir」（先生）、「Madam」（女士）、「Dear Mr.」（先生）+姓氏或「Dear Mrs.」（夫人）、「Dear Miss」（小姐）。稱謂緊接在信內地址下方，後接逗號而不是冒號。
信文。正文是信件的核心部分，應根據需要書寫，注意措辭清晰，避免拼寫、語法和標點符號錯誤。正文通常分段書寫，每段首行空四個英文字母或全篇頂格書寫。
結尾謙稱。結尾謙稱類似於中文書信中的「此致」「敬禮」，一般位於信文最後一行下方居右位置。常見的結尾謙稱包括「Yours truly」「Yours sincerely」「Gratefully yours」等。
此外，信封上的收信人姓名和地址應位於信封中央偏右的位置，格式與信紙上的收信人地址相同。