時間管理中的十五個法則

時間管理中的十五個法則

法則一：制定時間管理計畫

①計畫每月、每周、每日的行程表，在計畫上所花的每件事將在實際操作中節省至少3個小時，而且效果會更好。

②設定每項活動的完成期限或跟進日期。

③制定應急措施，幫助應付意外情況。

法則二：養成快速的節奏感：不僅提高效率，節約時間，也能給人以良好的作風印象。

法則三：學會授權。

法則四：高效的會議技巧。

法則五：養成整潔、有條理的習慣。

①據統計，一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。

②保持桌面整潔，桌面上只放當天要用的檔案和物品，其他所有檔案，物品按固定位置存放，要用時才拿出來。

③建立良好的文書檔案系統，方便存檔及查閱。

法則六：專心致志，有始有終。

①不要讓突然而來的想法、主意，影響手頭上的工作，應把它記錄下來，在方便的時候再考慮。

②儘量完成一項工作才開始另一項，切忌有頭無尾。

需時較長的重要項目，應安排大塊完整的時間，避免時斷時續的工作方式。一是停頓下來費時，二是重新工作時，還需要花時間來調整情緒、思路和狀態，才能在停頓的地方接下去乾。

法則七：簡化工作流程。

①消除不必要的任務或步驟。

②合併某些任務或步驟。

③同步進行兩項或更多的任務或步驟。

④將任務或步驟進一步細分。

⑤重新安排工作流程，使用更有效的工作方法。

法則八：一次做好，次次做好。

①所有檔案、資料只經手一次便處理好，可以採取以下行動之一：

A、歸檔 B、執行 C、傳閱 D、廢棄

②切記閱讀後不做處理，留待下次再閱讀、再處理的重複工作。

③保證工作的質量，避免返工帶來的浪費。

法則九：克服拖延、現在就做。

①"人並不是因為跑得不快而趕不上火車的，而是因為出發晚了才趕不上的。"

②應做而未做的事務不斷給人壓迫感，拖延者心頭不空，因而時常感到時間的壓力，使人心力交瘁，浪費了寶貴的時間。

③克服拖延的技巧，設定完成日期，制定具體的計畫。

④安排跟進，設立獎勵。

法則十：當日事當日畢。

制定每日的工作時間表，每天都將目標、結果日清日新。

法則十一：善用零散時間。

①滴水成河，用"分鐘"來計算時間的人，比用"小時"來計算的時間的人，時間多59倍。

②零散的時間可用來從事零碎的工作。（名人名言）例如坐車、等人時，就可以學習、思考、閱讀、更新工作日程、簡短地計畫下一個行動等等。

③沒有利用不了的時間，只有自己不利用的時間。

法則十二：利用節省時間的工具。

①電話、電子郵件、傳真、語音系統、電腦等。

②使用電話時應開門見山，長話短說；打電話前應先列出講話要點，以免遺漏。

③需要向一個以上的人傳遞信息時，應採用電子郵件，以避免重複浪費時間。

④提高使用日常電腦軟體的技巧。

法則十三：高效的閱讀法。

①有目的地閱讀。

②快速略讀和重點詳讀相結合。

③歸納要點，在書上標記或記筆記。

④切忌逐字閱讀。

⑤簡化辦公室的傳閱資料。

法則十四：高質高效的睡眠。

①培養隨時隨地入睡的能力。

②注重睡眠質量，不要只注重時間長短。

③利用白天瞬間睡眠，保持旺盛精力。

④心理訓練，自我暗示與身心放鬆。

法則十五：終生學習。

通過學習提高本身的技能是提高效率的捷徑。

①長期自學，定期參加各種研討會。

②多方面蒐集與專業有關的信息，更新自己的知識結構

③養成終生學習的習慣。

時間管理是一種習慣，也是一種心態。舉凡有成就的管理人都有四個共通的特性，即①明確的目標，②積極的態度，③自我激勵，④良好的時間管理。做好時間管理，亦就是做對的事情，把事情做對。中小企業領導人與管理者，要把時間管理好，就是要堅持你的既定目標，永不放棄。