我的時間管理秘笈

我的時間管理秘笈

文/陳朝益

很多專家講時間管理，甚至於做培訓，美國最近還有一位專家出了一本書談時間管理，大為轟動，培訓的邀約不斷。我想這是一個大題目，可簡可深可廣，我今天就我個人過去二十餘年的研究及實踐做一些分享，希望對大家有些幫助。

1、時間管理的目的

首先，我認為時間管理的目的，不是用來管理你的時間，不是把時間做分割，什麼時候做什麼事。而是，「如何有效地利用時間，用最有效的方法來達成我們的目標或使命」。

2、時間管理的不同思路

在培訓課堂，我常喜歡用一個故事來解釋時間管理：我喜歡拿一個開口瓶，首先，我放下許多的大塊石頭，把它裝滿，問同學們說，滿了沒？他們會說：滿了；我再拿一些小石頭往裡頭塞，搖一搖，就融入了，我問他們說，滿了沒？同學們這次心有所悟，會說，還沒；然後，我會塞進許多的沙子，最後，我倒進水直到全滿。

我們的時間管理也是一樣，先做大事，然後，中點的事，然後，還有許多零碎時間，可以靈活套用，處理緊急的事或隨時給人一臂之力。

但是如果我們顛倒次序，或者沒有規劃，則達不到這效果；比如說，我們花了很多時間在一些小事上，那就沒太多時間處理大事或重要的事了，或者當我們想做大事時，已沒有體力或精力了，雖有心，但沒果效。我們會覺得一直很忙，但沒進展，心理不是很有成就感，不開心，甚至於感覺很煩很悶，有壓力。

3、什麼是大事，中事，小事？

和自己相關，對自己重要的是就是大事，那怎麼決定呢？這要由自己的使命感，價值觀，遠景，興趣和熱情談起。什麼是使命感？就是對一「高層次」的事有感覺，有感動，有熱情，願為它奉獻上自己的精神及生命，不計報酬，成為你生命的目標，它是生命最高意義的追尋和滿足，它可能是「為貧窮的人服務」，「參與開發大西北」，「建立中國的計算機行業」，「讓中國人站起來」……等等。

它也可能是因著外在環境機會或需要，對自己有感動，而願參與、付出，讓這社會因你的付出參與而更美麗，這是「遠景」。但這會和你的興趣及價值觀捆綁在一起；要問什麼是「有價值」的事？什麼該做？什麼不該做？什麼是你有趣而想做的事？你如何在「金錢」，「家庭」，「權力」，「名位」，「客戶價值」，「環保」，「社會責任」…等等做一個評估，選擇優先次序及重要性？如此，你才能夠決定什麼對你是大事。

與自己使命感，價值觀，願景衝突的事都不再是重要的事了。沒有對或錯，是一種個人的選擇。這是每一個人的心理羅盤，指北針，心中有羅盤的人不會後悔，也不會走錯方向。

4、一些思考的工具

我想介紹兩個工具給大家參考：一個是IBM用的GROW模型，一個是我創建的ACE教練模型。

GROW代表Goal（目標），Reality（現狀），Options（選項），Will（行動意志力）；我們要設定自己的長期目標，短期目標，（我有另一文章談目標設定，在這兒不談），我目前狀況，要達成目標，我有哪些資源，哪些選擇？我願付上代價嗎？我的決心和意志力夠抵擋誘惑及困難嗎？這也是一般人談6D模型，Discovery（發現自我），Dream（夢想），Determination（決定），Definition（評估差距），Development（發展能力），Delivery（達成目標）。

第二個工具是我創建的ACE教練模式；Awareness（自我認知），Choice（自我選擇），Exploration（自我實踐），每件大事都要經過ACE流程，自我認知，做決定，往前行；再回頭檢討……等。讓它成為你生命的習慣。

5、平衡表

有三個大平衡點要抓準：

第一是你和自己，家人，工作，朋友間的平衡及成長。

第二是你在「有意義的活動（如思考，親子時間）」，「必須的活動」（如開車，吃飯，睡覺）及休閒時間的平衡。

第三是對成長的追求，ASK（Attitude軟實力，Skill技能，Knowledge知識）間的平衡。

6、能量（活力生理周期）的管理

時間管理不是要管理時間，而是要讓時間的使用能更有效，其中不能不談每一個人的能量問題；就是活力生理周期。他可能和季節，每周周期，每日的時段相關。（）有些人在特定時段精神特別好，如早上，如午覺過後的1小時，或周六，周日的時間（最放鬆）。我不主張只對時間做切割，而是在最好的時段做最重要的事。

7、與自己相處

很多人強調「動能」，做事情很有幹勁，這是好的，如果能再加上「處靜（與自己相處）的能力」那會更好。每周末我給自己3個鐘頭的時間，到外頭找個固定的地方和自己約會。問問自己「我上周做得怎麼樣？」，「我按照進度嗎」，「我表現得怎麼樣？（給自己打個分ABC）」，「如果重來一遍，我會怎麼做？」，「我有進步嗎？」。然後「依照我的季度年度目標，我下周有哪些重要的事要辦？」，看看我的平衡表，在這些指標上，「我下周怎麼往前成長一步？」，「哪些重要，哪些急？」，「哪些事可以不做，或慢做」？必須做的事，要在哪時候做？然後將這些事放進我的周時間表里。衡量自己的能量周期，將最重要的事放在活力能量最高的時間做。我也會問問自己「我是否每周都有在進步？」，不要忙透了，但沒邁向目標成長，變成瞎忙。很多人常說「人在江湖，身不由己」，這是不好的，這是一個「ACE自覺」的功夫，你願每周留2-3個小時和自己約會嗎？這是個人的選擇。這也是我每周都會經歷的愉快時刻。

每天我也留15分鐘與自己相處，問問自己，我今天的大目標是什麼？什麼時候做？和周目標對照，有哪些變動？我隨時保持彈性，積極應變，掌握可能的機會。

8、小秘密分享

我常常會問自己「我在幹什麼？」「為什麼要做這事？」，我為什麼要花2個鐘頭的時間去聽一場講演？我的目的何在？我為什麼要去看這電影？為什麼？與自己的對談是很有趣的事，這會將很多我們「潛意識，不自覺」的舉動轉化成「有自覺」的行為，經過ACE自覺，選擇，行動流程，你會覺得自己更有能量，因它會涵蓋更多的「想像，動機，承諾，意志力和意義」。

其次是「停思行」功力，我常想到獅子的「動與靜」，「靜如處子，動如脫兔」，獅子很多時間是處在靜態的，專注，儲蓄能量，機會來時，閃電出擊。我也看到了樂曲里「停頓」的威力，人也是一樣，我們要學會「停，思，行」。

我的朋友都知道我身上隨身帶一本小筆記本，車上有一錄音機，一有想法，馬上記下來或錄下來，不讓它跑了。這是我創意的泉源，也是我最寶貴的資料庫，回到家後，我會將它放進我的行動指標，並寫到日記本內。

最後，談談讀書，我看完一本書後，會對這本書做一個評級，A是保留並做總結介紹給好友，B是保留，C是丟棄。做總結需要很大的時間投資，但也是精讀的手段，針對這幾個問題來做總結：哪些觀點對我有可能用？（Reflection），我會怎麼用到我的身上來改變自己？（Application），我什麼時候開始來啟動自己？（Action）這是自醒的功夫，沒有行動，一切計畫都是白費。

希望大家看得懂我的講法；要自覺，要下決定，要行動。也希望對大家有幫助。